직접 방문하시는 고객을 맞이하는 자세
- 각 사무실 입구에 근무자 사진이 부착된 조직도를 배치하겠습니다.
- 고객이 방문하시면 “안녕하십니까? 무엇을 도와드릴까요?”라고 밝게 인사를 드린 후 요청하시는 업무를 처리해 드리겠습니다.
- 담당자가 없을 시에는 연락처를 남기시면 최대한 빨리 담당자를 연결시켜드리고, 통화가 안 될 때는 메모를 하여 필요한 조치할 수 있도록 응대하겠습니다.
- 방문부서에서 처리할 수 없거나, 타부서 업무의 경우에는 해당 부서를 알려드리고, 위치를 자세히 설명해 드리도록 하겠습니다.
- 고객이 문의하신 업무가 끝난 후에는 추가적인 문의사항이 없으신지 확인하고, "안녕히 가십시오." 라고 끝까지 정중히 모시겠습니다.
전화로 고객을 맞이하는 자세
- 전화로 업무처리를 요청하실 때는 벨소리가 3회 이상 울리기 전에 전화를 받고, 받을 때에는 “정성을 다하겠습니다. 000입니다”라고 성명을 먼저 알려드리겠습니다.
- 고객께서 찾으시는 담당자가 없을 경우 옆 직원이 처리해 드리고, 대신 처리할 수 없는 경우 담당자에게 전달하여 고객께 연락드리겠습니다.
- 해당 부서에서 처리할 수 없거나, 타 부서 업무의 전화를 받을 경우 담당자 전화번호를 안내해 드린 후 연결하여 드리겠습니다.
- 통화가 끝났을 때 추가적인 문의사항이 없으신지 확인하고 “감사합니다.” 라고 인사하고, 고객께서 전화를 끊으신 후에 수화기를 내려놓겠습니다.
우편 · FAX · 인터넷으로 고객을 맞이하는 자세
- 고객의 요구 내용은 요청하신 지 1일(근무일) 내 접수사실 및 처리계획을 전화 또는 이메일, SMS 등으로 고객께 전달해 드리겠습니다.
- 요구사항 및 건의사항은 접수 후 7일 이내에 그 처리결과를 전화, 서면, 이메일 등으로 알려드리겠습니다.
- 요구, 건의사항에 따라 처리 기한이 7일 이상 걸릴 경우에는 반드시 중간 처리상황을 전화 또는 이메일, SMS 등으로 고객께 알려드리겠습니다.